Funktionen
Das Programmpaket Daily® bietet für die dauernd anfallenden Arbeiten im Büro und am Arbeitsplatz genau die richtige Basis, damit die Büroarbeit schnell und flüssig erledigt werden kann. Daily® baut auf einer zentralen Datenbank für den Mehrbenutzer-Zugriff auf. Eine zentral genutzte Kunden-/Adressen-Datenbank bietet den Vorteil, dass jeder sofort über alle relevanten Angaben eines Interessenten oder Kunden verfügt. Es wird nichts mehr vergessen. Kein Suchen mehr nach Telefon- oder Fax-Nummern.
Adressen
Jede Adresse kann gleichzeitig mehreren frei definierbaren Interessensgruppen bzw. Auswahlcodes zugeordnet werden. Für einen späteren Werbeversand (Mailing) oder einer Auswahl nach bestimmten Kriterien stehen damit mächtige Verknüpfungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie wollen zum Beispiel als Hersteller von Baumaterial alle Dachdecker anschreiben, die Sie in der Kategorie "A-Kunden" gespeichert haben, und die im PLZ-Gebiet 74000...79999 liegen. Mit den flexiblen Verknüpfungsmöglichkeiten der Auswahlcodes von Daily® kein Problem.
Jeder Anwender ist in der Lage, von der zentralen Datenbank aus, verschiedene Aktionen durchzuführen. Es können Angebote, Auftragsbestätigungen, individuelle Anschreiben/Briefe, Etiketten, Etikettenlisten, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. erstellt werden.
Formulare
Jede Position eines jeden Formulars in Daily® nimmt viele Zeilen Text auf. Damit unterscheidet sich das Programm von vielen Einheits-Auftragsbearbeitungs-Programmen, die häufig nur 1 bis 2 Zeilen für die Positionsbeschreibung vorsehen. Gerade kleinere Unternehmen haben Ihre Stärken auch bei der Ausführung sehr individueller Tätigkeiten. Da muss auch das verwendete EDV-Programm mithalten können und die ausführliche Beschreibung solcher Vorgänge sowohl in Angeboten als auch in Rechnungen und sonstigen Formularen zulassen. Eine Anforderung, die für Daily® kein Problem darstellt. Auch umfangreiche Aufmasse lassen sich so zu jeder Position hinterlegen.
Das Angenehme an Daily® ist, dass sich der jeweilige Formularaufbau und die Ausgabemöglichkeiten für jeden Anwender separat einstellen lassen. So sind auch mehrsprachige Versionen von z. B. Rechnungen oder Angeboten jederzeit realisierbar. Der Ausgabe von Formularen und Listen erfolgt durch das Programm meist im universellen und standardisierten PDF-Format. So lassen sich alle Schriftstücke auf dem bzw. den vorhandenen Druckern ausgeben, oder bei Bedarf auch elektronisch übermitteln (eMail).
Viele Firmen haben häufig bereits ihr gedrucktes Firmenpapier sowie sonstige vorgedruckte Formulare. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Bürosoftware auf diese vorhandenen Gegebenheiten einstellen kann. Daily® benutzt hierzu für jedes Formular sogenannte Beschreibungsdateien, die festlegen, an welchen Positionen auf dem Briefpapier welche Informationen ausgedruckt werden sollen (Adressfeld, Datum, Ihr Zeichen, Unser Zeichen, Formularnummer u. v. m). Und diese Einstellungen sind sogar für jeden Anwender separat vorwählbar. Dadurch kann beispielsweise Mitarbeiter A ein anderes Briefformular "benutzen" als Mitarbeiter B. Quasi als Nebeneffekt der benutzerbezogenen Formular-Definitionen ist zum Beispiel auch die Ausgabe bestimmter Formulare in anderen Sprachen möglich.
Aufmaße
Der Clou an den Positionstexten ist, dass Daily® automatisch erkennt, ob eine Aufmass-Berechnungsformel von Anwender eingegeben wurde. Daily® rechnet dann auf Wunsch selbständig die angegebenen Maße durch und trägt das Ergebnis in die Mengen-Spalte ein.
So kann zum Beispiel eine Rechnungsposition folgenden Text enthalten:
3.825 * 2.56 + 1.22 * 0.61 + 2 * 2.56 * 2.51 + 2 * 3.825 * 2.51 - 0.83 * 2.05 - 1.12 * 0.82
woraus Daily® erkennt, dass es sich um eine Aufmass-Formel handelt und als Menge 39.97 errechnet. -- Fliesenleger lieben diese Funktion...
Artikel/Material
Auch eine kleine Artikelverwaltung ist in das Programm integriert. Hier werden alle relevanten Angaben zu den jeweiligen Produkten hinterlegt. Für das Erstellen von Formularen ist aber das Anlegen von Artikeln keine Pflicht. Bei vielen Dienstleistungsunternehmen und Handwerkern ist jedes Werk, jede Leistung individuell, und somit wäre das ein Anlegen eines Artikels nur zusätzlicher Aufwand. Deshalb können die Formularpositionen auch jederzeit aus 'nur' Freitext bestehen.
Termine
Daily® besitzt ein flexibles Wiedervorlage-System, mit dem sich Veranstaltungen, Termine, Jahrestage, Besprechungen und Erinnerungen speichern lassen. Diese Daten lassen sich als einmalig oder mit täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlicher Wiederholung verwaltet, damit Sie keinen Termin mehr vergessen.
Offene Posten
Daily® bietet für die kaufmännische/buchhalterische Seite eine übersichtliche Einnahmen/Ausgaben-Rechnung (EAR). Die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich so sehr einfach durchführen. Die Liste der Ausgangsrechnungen gibt einen schnellen Überblick des Umsatzes in einem wählbaren Zeitraum. Die Offene-Posten-Verwaltung hilft Ihnen, die Zahlungen und Teilzahlungen Ihrer Kunden zu speichern und zu überwachen. Säumige Kunden werden mittels integriertem mehrstufigem Mahnsystem rechtzeitig und nachhaltig angemahnt.